Kalendersystem
Der ganze Tag
auf einem Bildschirm
Telefon, Onlinebuchung und Empfang laufen in einem Kalender zusammen.
Ihr Team sieht am Morgen, was heute ansteht, und sucht nichts mehr zusammen.
Ein Kalender.
Alle Wege führen hinein.
DSGVOkonform
Serverstandort Deutschland
Für medizinische Abläufe entwickelt
Übersicht
Kalender
Patienten
Aufgaben6
Nachrichten
Ressourcen
Auswertung
Einstellungen
Heute, 12. Mai 2026
Tag28
Termine heute
6
Offene Aufgaben
2
Hinweise
92 %
Auslastung
ZeitDr. MayerDr. SanderDr. LenzBehandlungsraum 1
08:00Anna MüllerKontrollePaul SchmidtBeratungLisa BergerProphylaxeBelegt
08:30Peter RitterKontrolleMartin KunzKontrolleBelegt
09:00Tom WagnerProphylaxeErik SommerKontrolleBelegt
09:30Ute BöhmKontrolleElif YilmazKontrolleGreta LangBeratungBelegt
10:00Hanna WinklerKontrolleTerminlücke10:10, 10:30Frei
10:30Maria KleinKontrolleJonas FischerKontrolleKarin RothKontrolleBelegt
DocTone Hinweis: Terminlücke um 10:10 Uhr, drei passende Patienten stehen auf der Warteliste.
Vorschläge ansehenBeispielansicht
Was sich im Praxisalltag ändert
Weniger Abstimmung
Ihr Team klärt Termine nicht mehr zwischen Tür und Angel.
Weniger Fehler
Angaben bleiben verbunden, nichts geht zwischen Zetteln verloren.
Mehr Überblick
Alles Wichtige auf einen Blick, für ruhigere Entscheidungen.
Mehr Zeit
Mehr Aufmerksamkeit für das, was zählt: Ihre Patienten.
Ein normaler Praxistag mit DocTone
08:00
Das Team startet mit dem Überblick über den Tag.
10:30
Die Patientin kommt vorbereitet an, Bestätigung und Erinnerung sind da.
14:00
Eine Absage kommt herein. DocTone schlägt einen Platz vor.
Vorschlag übernehmenPlatz ist neu vergeben
16:00
Die Aufgaben aus Anrufen und Buchungen sind klar verteilt.
17:30
Der Tag endet, der Kalender für morgen steht.
Funktionen
Fünf wichtige Bausteine
Ohne DocTone
- Mehrere Kalender und Listen nebeneinander
- Rückfragen im Team, oft mitten in der Behandlung
- Absprachen per Zuruf und Notizzettel
- Termine, die später niemand mehr einordnen kann
- Lücken im Kalender, die niemand bemerkt
Mit DocTone
- Ein Kalender, den alle sehen
- Klare Regeln je Terminart
- Aufgaben statt Zuruf
- Jeder Anruf mit Verlauf und Zusammenfassung
- Freie Plätze gehen an die Warteliste
Terminarten
Sie bestimmen,
wie jede Terminart läuft
Legen Sie fest, welche Terminart zu Ihrer Praxis passt:
- Dauer
- Farbe
- Parallelbuchungen
- Wer darf online buchen
- und vieles mehr
KontrolleProphylaxeBeratungNotfall
TerminartDauerFarbeBuchbar für
Kontrolle20 MinutenAlle Patienten
Prophylaxe45 MinutenBestandspatienten
Beratung30 MinutenAlle Patienten
Notfall15 MinutenNur intern
Terminart hinzufügen
Wer darf online buchen?
Sie geben je Terminart frei, was Patienten selbst buchen können, und ob das auch für neue Patienten gilt.
Parallelbuchungen möglich
Prophylaxen und Kontrollen können beispielsweise parallel gebucht werden, mit zwei unterschiedlichen Kalendern.
Behandler und Räume
Jeder Raum
hat seinen eigenen Kalender
Die Prophylaxe hat ihr Zimmer, das Röntgen sein Gerät, jede Kollegin ihre Spalte. Wer einen Raum belegt, blockiert ihn für alle anderen.
Eigene Kalender je Raum
Prophylaxe, Labor oder Röntgen bekommen ihre eigene Spalte mit eigenen Zeiten.
Behandler eintragen
Sie ordnen jeden Termin einer Kollegin zu oder lassen ihn bewusst offen.
Räume werden mitgebucht
Braucht eine Behandlung ein bestimmtes Zimmer, reserviert DocTone es automatisch mit.
Dienstag, 26. Mai
TagDr. MayerDr. SanderProphylaxe 1Röntgen
08:00KontrolleWeberKontrolleKunzRöntgenWeber
08:30KontrolleRitterProphylaxeKrauseProphylaxeKrause
09:00BeratungLehmannKontrolleDemir
09:30KontrolleBöhmKontrolleSchmittProphylaxeAdlerRöntgenSchmitt
10:00KontrolleVogtBeratungLang
10:30ProphylaxePfeifferNotfallFischerProphylaxePfeifferRöntgenFischer
11:00KontrolleSommerKontrolleRothProphylaxeWinklerRöntgenRoth
11:30BeratungArnoldBeratungNeumannProphylaxeKowalski
Beispielansicht
Aus dem Gespräch in den Kalender
Sie lesen nach,
was besprochen wurde
Zu jedem Anruf legt der digitale KI-Assistent den Gesprächsverlauf und eine kurze Zusammenfassung im Termin ab. Ihr Team weiß, worum es ging, ohne zurückzurufen.
Mehr über den TelefonassistentenAnruf, 8:12 Uhr
Dauer 1:24
Patientin
Guten Morgen, ich hätte gern einen Termin zur Kontrolle.
Digitaler KI-Assistent
Gern. Möchten Sie am Dienstag um 14:30 Uhr zu Dr. Mayer kommen?
Patientin
Ja, das passt gut.
Digitaler KI-Assistent
Der Termin ist gebucht. Die Bestätigung kommt gleich per Nachricht.
Zusammenfassung
Kontrolltermin gewünscht, leichte Beschwerden seit zwei Tagen. Termin am Dienstag um 14:30 Uhr bei Dr. Mayer gebucht, ein Rückruf ist nicht nötig.
Kontrollegebuchtkein Rückruf
Vereinfachtes Beispiel
Aufgaben für das Team
Was aus Anrufen und Onlinebuchungen entsteht, sammelt DocTone an einer Stelle.
Rezeptanfrage prüfen
aus dem Anruf um 8:41 Uhr
Rückruf zu einer Rechnungsfrage
gewünscht bis heute Mittag
Neuen Patienten bestätigen
online gebucht, Donnerstag 9:00 Uhr
Unterlagen für morgen vorbereiten
drei Beratungstermine
Beispielansicht
Warteliste
Eine Absage
muss keine Lücke bleiben
Patienten, die früher kommen möchten, stehen auf der Warteliste. Wird ein Termin frei, bietet DocTone ihn den Wartenden an, in der Reihenfolge, die Sie festgelegt haben.
Warteliste: Kontrolle bei Dr. Mayer
Platz frei am Donnerstag, 10:00 Uhr
Krause
seit 12. Mai auf der Liste
Lehmann
seit 14. Mai auf der Liste
Vogt
seit 18. Mai auf der Liste
1Absage geht ein
Ein Termin am Donnerstag um 10:00 Uhr wird frei.
2Passende Wartende
DocTone sucht, wer auf diese Terminart und diesen Behandler wartet.
3Platz ist vergeben
Ihre Praxis fragt den Patienten. Sobald er bestätigt, ist der Platz vergeben.
Auswertung
Zahlen aus Ihrer Praxis
Die Übersicht zeigt, wie Ihre Woche gelaufen ist: welche Terminarten gefragt waren, auf welchem Weg Patienten buchen und wo Zeit frei geblieben ist.
Termine nach Terminart
Kontrolle42
Prophylaxe28
Beratung17
Notfall6
Auf welchem Weg gebucht wurde
online56
Telefon40
am Tresen4
Auslastung der Woche
MoDiMiDoFr
Eine Beispielauswertung. Welche Zahlen für Ihre Praxis sinnvoll sind, besprechen wir gern persönlich.
Ihre Regeln
Was die Praxis selbst festlegt
Der Kalender folgt Ihrer Praxis, nicht umgekehrt. Diese Punkte stellen Sie einmal ein und ändern sie, wann immer Sie möchten.
Sprechzeiten
Öffnungszeiten, Pausen, Urlaub und Vertretung je Behandler.
Terminarten
Name, Dauer, Farbe und Unterkategorien für jede Behandlung.
Wer buchen darf
Bestandspatienten, neue Patienten oder nur das Team.
Räume und Geräte
Eigene Kalender für Zimmer, Stühle und Geräte.
Puffer und Notfälle
Zeiten, die für kurzfristige Fälle frei bleiben.
Warteliste
Wer zuerst gefragt wird, wenn ein Platz frei wird.
Erinnerungen
Wann Ihre Patienten erinnert werden und auf welchem Weg.
Rechte im Team
Wer welchen Teil des Kalenders sehen und ändern darf.
Besondere Wünsche? Sprechen Sie mit uns. Wir machen es möglich.
Vertrauen und Antworten
Vertrauen, das eine Praxis braucht
Datenschutz und Sicherheit
Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und geschützt gespeichert.
Hosting in Deutschland
Unsere Server stehen in Deutschland.
Für medizinische Abläufe entwickelt
Gebaut für den Praxisalltag, nicht für das Büro.
Persönliche Einführung
Wir begleiten Sie beim Start, unkompliziert und persönlich.
Häufige Fragen
Was Praxen uns am häufigsten fragen
Ist die Einführung kompliziert?
Nein. Wir richten DocTone Schritt für Schritt mit Ihnen ein und sind beim Start dabei.
Müssen wir unsere Abläufe ändern?
Nein. DocTone richtet sich nach Ihrer Praxis, nicht umgekehrt. Ihre Abläufe bleiben, wie sie sind.
Sind unsere Daten sicher?
Die Übertragung ist verschlüsselt, gehostet wird in Deutschland, nach den Vorgaben der DSGVO.
Persönlich. Unverbindlich. Kostenlos.
Lernen wir uns kennen
In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie DocTone zu Ihrer Praxis passt. Ganz unverbindlich.
- 15 Minuten Kennenlernen
- Individuell für Ihre Praxis
- Keine Verpflichtungen
Bettina Froncek
Gründerin von DocTone. Sie sprechen direkt mit ihr.
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